Myndigheten som sparar på allt

Besökare på Landsarkivet i Lund möts i entrén av ett stort giraffskelett. De ståtliga benresterna har dock inget med den svenska statsförvaltningen att göra, utan tillhör Biologiska museets arkiv, som tillsammans med landsarkivet och en rad andra arkivinstitutioner ryms under samma tak i Arkivcentrum syd.

Det första som sinnena registrerar när dörren till landsarkivets arkivmagasin öppnas är en kall pust över huden. Temperaturen i arkiven ligger på mellan 16 och 17 grader och luftfuktigheten är låg, omkring 30 procent. Skulle det bli någon förändring går klimatlarmet.

– Allt papper, speciellt det gamla, är oerhört klimatkänsligt, berättar arkivarien Jan-Eric Bruun.

Denna del av Landsarkivet i Lund innehåller juridiskt material. Mitt ibland alla böcker och papperssamlare står något som mest påminner om ett dragspel.

”Medelstad häradsrätt dombok 1827” är minst en halv meter bred.

– Förr hade man inga standarder och skinnet som man band in böckerna med var dyrt. Så man band in alla papper årsvis, berättar Jan-Eric Bruun, samtidigt som han försöker balansera den väldiga boken i famnen.

Han tar några långa kliv fram genom korridoren, stannar resolut vid en hylla och trycker på en knapp. Tyst öppnar sig en liten gång in mellan två bokhyllor. Jan-Eric Bruun går in och hittar direkt vad han söker. Med lätta, bomullsvanteförsedda händer plockar han fram en knubbig, liten bok.

– Detta är arkivets äldsta kyrkobok.

”Fulltofta födelse- och dopbok 1621–1750” lyder titeln.

– Vill man titta i äldre kyrkoböcker än denna, får man åka till Riksarkivet i Köpenhamn, säger Jan-Eric Bruun.

Landsarkivet i Lund, där vi befinner oss, förvarar arkivmaterial från Blekinge, Halland och Skåne. Områden som var danska fram till 1658.

Riksarkivet, som Landsarkivet i Lund är en del av, är en av Sveriges äldsta myndigheter och bildades officiellt 1618. Till en början var det mest ett arkiv för dokument upprättade inom föregångaren till dagens regeringskansli. Men under 1800-talet utvecklades det till ett svenskt nationalarkiv. Under åren 1899 till 1935 bildades också landsarkiv i Göteborg, Härnösand, Lund, Uppsala, Vadstena, Visby och Östersund, med ansvar för de statliga regional- och lokalförvaltningarnas arkiv. Landsarkiven var egna myndigheter med Riksarkivet som chefsmyndighet ända fram till 2010, då de slogs samman med Riksarkivet. I dag är landsarkiven enheter inom Riksarkivet.

– Landsarkiven hade omkring 100 års verksamhet i ryggen och hade hunnit utveckla starka lokala kulturer och avtal när vi slogs samman. Det var ingen enkel process, men den var demokratisk och fick ta tid i början, säger Jan-Eric Bruun.

Arkiven som förvaras på Landsarkivet i Lund kommer framför allt från regional statlig förvaltning, och utöver det riktigt gamla materialet finns här till exempel tusentals hyllmeter med bouppteckningar från lokala skattekontor och domstolshandlingar från södra Sverige.

Riksarkivet tar även emot enskilda arkiv som anses ha ett kulturarvsvärde. De arkiven kan komma från privata företag, organisationer och personer.

– Här borta finns en rolig samling, säger Jan-Eric Bruun och kilar in i mellan några hyllor. Ur en låda plockar han upp förpackningar från livsmedelstillverkaren Felix, de flesta från 1970-talet.

– Den här, ”Varma smörgåsar med ägg och ansjovis”, är min personliga favorit.

Jan-Eric Bruun har arbetat som arkivarie på Landsarkivet i Lund i 30 år. De senaste åren har han mest jobbat med publik verksamhet, som föreläsningar, skolbesök och guidningar. Han rör sig vant bland de 55 000 hyllmeter arkivmaterial som förvaras här.

– Mitt jobb är min hobby och jag har alltid trivts väldigt bra på Riksarkivet, men de sista tio åren, med tyngdpunkt på det sista, har varit tuffa, säger han.

I början av 2019 stod det klart att Riksarkivet befann sig i en akut ekonomisk kris.

– Det kom som en chock för oss då, säger Jan-Eric Bruun.

Året innan, 2018, hade myndigheten firat 400-årsjubileum och stämningen var positiv, berättar han.

– I slutet av året var all personal på en stor jubileumsfest i Stockholm. Då trodde vi att allt var bra. Men ledningen visste att det var tvärtom. De har sagt i efterhand att de ville bespara oss vetskapen just då. Kanske var det rätt, jag vet inte.

Riksarkivet framhåller ökade lokalkostnader och en pågående flytt av Krigsarkivet, med dubbla hyror under tiden, som bidragande orsaker till den ekonomiska krisen. Även digitaliseringen innebär stora utgifter.

Riksarkivet har äskat mer pengar för att täcka de ökade kostnaderna, men regeringen har inte velat gå längre än att i årets vårändringsbudget föreslå ett tillskott på 16,3 miljoner kronor för att täcka säkerhetsåtgärder i samband med flytten av materialet. I samband med en stor omställning, som ska vara klar 2023, har myndigheten därför skurit ned på personalkostnaderna.

Under förra året minskade Riksarkivet antalet anställda med omkring 10 procent, från cirka 500 till 450 personer, i det som kallades steg ett i omställningen. Nedskärningen klarades till största delen genom naturliga avgångar, visstidskontrakt som inte förlängdes och riktade erbjudanden.

I december 2019 presenterades utredningen ”Härifrån till evigheten”, vars syfte var att säkerställa en långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv. I betänkandet framgår att Riksarkivet är en myndighet under omprövning. Utredaren slår fast att inordnandet av landsarkiven i Riksarkivet 2010 ”av allt att döma inte satt sig helt” och att myndigheten brottas med frågan om vilken roll landsarkiven ska ha. Men den stora frågan är vilken roll Riksarkivet som helhet ska ha i framtiden. Här lyfts myndighetens tudelade roll fram, med både kulturarv och förvaltning på agendan. Enligt betänkandet finns det en uppfattning om att Riksarkivets förvaltningsorienterande uppgift naggats i kanten genom att andra myndigheter tilldelats uppgifter som Riksarkivet hade kunnat få. ”Samtidigt finns frågetecken om myndigheten verkligen har förmåga att i framtiden leda utvecklingen kring digital informationshantering”, skriver utredaren.

I betänkandet konstateras också att Riksarkivet länge dragits med en strukturell underfinansiering av verksamheten. ”Utredningens bedömning är att Riksarkivet bör få en betydande anslagsökning under kommande år. Anslaget bör lyftas till en nivå som motsvarar kostnaden för myndighetens breda och samhällsviktiga uppgift”, står det.

Utredningen är nu på remiss och ett regeringsförslag kan väntas tidigast i höst.

Under tiden genomgår Riksarkivet steg två av omställningen, som bland annat innebär en genomgripande omorganisation.

Jan-Eric Bruun slår upp en sida i ”Villands härad tings protokoll 1886–1903”.

– Det är det här jag älskar med jobbet, att göra historien levande, säger han och pekar på den snirkliga handstilen.

– Här fastställs dödsdomen mot Anna Månsdotter i det uppmärksammade Yngsjömordet.

Ungefär samtidigt som han berättar historien om mamman och sonen som har ihjäl sonens hustru i ett svartsjukedrama, får två av de tjugofem medarbetarna på Landsarkivet i Lund beskedet att de sägs upp på grund av arbetsbrist.

– Det är tråkigt. För dem som inte får jobba kvar är det naturligtvis jättesvårt. Och verksamheten påverkas negativt. Pressen på dem som blir kvar blir större och handläggningstiderna för myndigheter, forskare och privatpersoner som begär ut information ur arkiven blir längre, säger Jan-Eric Bruun när han lite senare får beskedet om de uppsagda kollegerna.

Enligt honom saknar myndigheten fortfarande 35 miljoner kronor, och han bedömer risken för fler varsel som hög.

– Det gångna året har slitit hårt på oss som jobbar här. Det är en stor press att månad efter månad leva i ovisshet om min tjänst kommer att finnas kvar. Och det bara fortsätter.

Även om han upplever att ledningen varit transparent med syftet med omställningen så är han kritisk till att informationen om den nya organisationen kommit bit för bit.

– Det har varit väldigt svårt att få en helhetsbild, säger han.

Riksarkivarie Karin Åström Iko håller varje månad ett webbinarium där medarbetarna informeras om de senaste besluten i processen. I slutet av januari fick de anställda veta hur den kommande avdelningsstrukturen är tänkt att se ut. Den innebär bland annat att landsarkiven i Lund och Göteborg slås ihop till en enhet.

– Men vad det betyder för våra tjänster vet vi inte än. Det kommer på nästa webbinarium, då får vi en lista över vilka befattningar som ska finnas, säger Jan-Eric Bruun.

I slutet av april ska riksarkivarien ta beslut om den nya organisationen och 1 maj ska den träda i kraft.

– Och vad som händer efter det får vi se, ledningen har redan flaggat för steg tre.

I Riksarkivets bevarandeverkstad står bokbindaren Carina Nilsson och förbereder myndighetens bidrag till nästa utställning i Arkivcentrum syds foajé. Den ska ha titeln ”Sjukt eller friskt”.

– Vi har plockat fram lite material från rättspsykiatriska undersökningar. Här är anteckningar från undersökningen av Esarparen, en av de mördare som Ernst-Hugo Järegård porträtterade i tv-serien Skånska mord, säger Carina Nilsson och visar en bunt papper.

Riksarkivet använder aldrig original i utställningarna i foajén eftersom montrarna varken håller rätt temperatur eller luftfuktighet. Därför gör Carina Nilsson och hennes kollega kopior.

– Men först måste jag laga de här dokumenten, säger hon och visar på de trasiga originalpapperna.

I övrigt handlar hennes arbete om bevarande, det vill säga förebyggande och direkt konservering. I det ingår samordnad skadedjurskontroll. Hon visar en grön kartongbit som ligger på golvet i ett hörn. Det är en silverfiskfälla. De långsprötade silverfiskarna är mycket förtjusta i cellulosa och ett stort hot mot de gamla dokumenten i arkivet.

Carina Nilsson är även ordförande för den lokala ST-klubben på Landsarkivet i Lund och har på sistone ägnat mycket tid åt det fackliga arbetet.

– Förra året var tungt och våren var väldigt intensiv. I dag har centrala samverkansgruppen möte om steg två i verksamhetsomställningen. Men det råder mötessekretess och jag får inget veta. Så har det varit hela tiden. Parterna har gemensamt kommit fram till det, och det är säkert rätt. Problemet är att jag aldrig har något att säga till de oroliga medlemmar som kommer till mig med frågor, säger hon.

Samtidigt som Carina Nilsson ska stötta andra är hennes egen framtid högst osäker.

– Den nya organisationen innebär att konserveringsavdelningarna ska koncentreras och arbetsledas från Stockholm. Vad det betyder för mitt jobb har jag ingen aning om. Har jag ens något jobb efter sommaren?

Att kostnaderna måste ned ytterligare är helt klart, det är en syn som fack och arbetsgivare delar.

– Från fackets sida har man främst kritiserat att man inte minskar antalet chefer i samma utsträckning som vanlig personal, Riksarkivet är en väldigt chefstung myndighet, säger Carina Nilsson.

Och hon tycker inte att Landsarkivet i Lund klarar av att tappa fler medarbetare.

– Vi ligger och nosar på bristningsgränsen nu.

En övergång till digitala arbetssätt ska göra Riksarkivet effektivare och mer tillgängligt, säger riksarkivarie Karin Åström Iko. Men det svåra ekonomiska läget gör att omställningen också innebär hårda besparingar.

I dagarna presenterar Karin Åström Iko Riksarkivets nya organisation som ska börja gälla 1 maj, med en implementeringsperiod på tre månader.

Syftet med verksamhetsomställningen är bland annat att möta digitaliseringens krav på ett nationalarkiv. I det ingår både att öka tillgången till arkiven oberoende av tid och plats och att införa mer digitala och effektiva arbetssätt, förklarar Karin Åström Iko.

– Vi måste ställa om från ett analogt arbetssätt till ett digitalt, säger hon.

I den nya organisationen kommer antalet anställda att vara färre. Det beror på myndighetens ekonomiska situation.

– Jag har full förståelse för om grundanledningen till verksamhetsomställningen skymts av det svåra ekonomiska läget, säger Karin Åström Iko.

Verksamhetsomställningen på Riksarkivet har hittills skett i två steg under sammanlagt nästan ett och ett halvt år. Att många anställda haft svårt att få en helhetsbild av omorganisationen säger sig Karin Åström Iko förstå.

– Information är alltid svårt. Om man inte gillar det man hör är det ännu svårare att ta till sig informationen. Vi har försökt ta till oss av kritiken och lärt oss saker under resans gång.

Att invänta vad som händer med Arkivutredningen och se om regeringen höjer Riksarkivets anslag är dock inte ett alternativ till att skära ned på personalkostnaderna i dag, säger Karin Åström Iko.

– Det vore ytterst oansvarigt att passivt vänta på en proposition som kan dröja flera år. Vi skulle blöda pengar under tiden. Mitt ansvar är här och nu.

Samtidigt hoppas hon att Arkivutredningen ska leda till att Riksarkivet får en resursförstärkning.

– Jag hoppas att uppdragsgivaren ser värdet av att ha tillgång till arkivinformation både nu och i framtiden, säger Karin Åström Iko.