Digitalisering i olika takt

I en före detta militärverkstad på det gamla regementet Lv3 ligger Norrtälje tingsrätt. Denna grå måndag i november är såväl området som foajén innanför dörrarna öde och tyst. Lite vid sidan om entrén står en metalldetektor i form av en båge. Den tillhörande elsladden är utdragen. Säkerhetskontroller genomförs bara vid mycket uppmärksammade mål. Enligt en tv-skärm ska det hållas sex förhandlingar den här dagen, men ingen av dem tycks dra någon uppmärksamhet till sig.

En trappa upp, ovanför traversbalken som fortfarande löper i taket utanför förhandlingssalarna, sitter tingsrättens personal.

Här uppe är det desto livligare. Anställda rör sig ständigt fram och tillbaka mellan sina kontor och Navet, en ljus öppen yta i mitten av den enda korridoren, med vita, skrivbordshöga arkivskåp i centrum, så kallade akthäng. Ovanpå ligger – förutom lagboken – en mängd pennor, travar med postit-lappar, häftapparater, hålslag, datumstämplar och tejprullar. Prylar som skvallrar om att det inte var länge sedan de fysiska målakterna, mapparna som förvaras inuti skåpen, innehöll handlingar i pappersform. I dag är många mappar tomma, andra innehåller bara några enstaka blad.

I Navet finns även de anställdas postfack, samt en mängd numrerade korgar i olika färger. I flera postfack och korgar ligger tomma akter.

– Vi är på väg mot en helt digitaliserad handläggning, men det har suttit långt inne och vi har ett viktigt steg kvar, säger Emelie Holtmark, registrator och STs klubbordförande på Norrtälje tingsrätt.

Sedan i maj i år finns de flesta dokument som tillhör ett mål på Norrtälje tingsrätt bara i it-systemet Vera, som är gemensamt för alla domstolar i Sverige. Det innebär att handläggare, notarier och domare kan sköta den största delen av ärendehanteringen digitalt. Men på Norrtälje tingsrätt är systemet där medarbetarna signalerar till varandra att ”nu har det här hänt, nu behöver du göra det här” fortfarande analogt.

Emelie Holtmark förklarar hur det kan gå till:

– När jag till exempel får in ett yttrande i ett mål på mejl så lägger jag in det i Vera. Sedan går jag ut till Navet och hämtar den aktuella akten i akthänget och lägger den i domarens postfack.

Det är signalen till domaren att något hänt i målet. Hen tar då med sig den många gånger tomma akten till sitt rum, går in i målet på datorn där hen kan se det som är nytt och vidta de åtgärder som krävs. Sedan ska akten tillbaka till Navet där den ska placeras i rätt åtgärdskorg eller postfack för vidare hantering.

– Det blir ett väldigt spring i korridoren, konstaterar Emelie Holtmark med en suck.

Hennes kollega Monica Bergh, som är handläggare, bedömer att hon går till Navet mellan sex och åtta gånger om dagen för att kolla sitt postfack och de åtgärdskorgar hon ansvarar för.

– Vi måste hela tiden kolla av vad som ligger här, vissa saker kräver hantering direkt, säger hon och pekar på en korg det står ”Brådskande” på.

– Men det är klart att vi ofta mejlar eller skypar varandra för att berätta att vi lagt något i den personens postfack, lägger hon till.

Omkring 40 mil sydväst om Norrtälje tingsrätt ligger Jönköpings dito. Vid Munksjöns strand, en kort promenad från en annan sjöstrand – Vätterns – reser sig en futuristisk byggnad i tonat glas.

– Det är fantastiskt att få arbeta i en byggnad som är gjord för ändamålet, säger registratorn Ola Depui när han tar emot på andra sidan av den rigorösa säkerhetskontrollen med röntgen av väskor och ytterkläder, som är det första besökaren stöter på innanför porten.

Ola Depui, som även är STs klubbordförande på Jönköpings tingsrätt, visar in på sitt kontor på bottenplan. De stora fönstren ut mot Munksjön skapar en illusion av att kontoret vilar ovanpå vattnet.

Han dockar sin bärbara dator till en stor skärm och öppnar Vera.

– När det kommer in ett nytt mål så börjar jag med att registrera det i programmet och det får ett målnummer. När jag är klar väljer jag vart det ska skickas i rullistan här, säger han och pekar på skärmen.

Rullistan är i stort sett en digital version av de fysiska postfacken och korgarna på Norrtälje tingsrätt. Här kan Ola Depui välja om ärendet ska vidare till handläggare, notarie eller domare och om det är akut, brådskande eller inte så bråttom. Då dyker det upp exempelvis i handläggarnas digitala åtgärdslistor, som de kollar av regelbundet.

– Min upplevelse är att åtgärderna, till exempel att ge en åtalad en offentlig försvarare, går mycket fortare nu när allt är digitalt. Det har minskat stressen, säger Ola Depui.

Dessutom är det lättare att få en överblick över målen och sitt eget arbetsflöde, anser han.

Fysiska akter används mycket sällan på Jönköpings tingsrätt, men även här existerar de. Ola Depui visar in i ett kopieringsrum nära ingången där ett litet akthäng står på en bänk. Han tar upp en röd pappersmapp med ett målnummer och öppnar den demonstrativt för att visa att den är tom.

– Varje mål får fortfarande en fysisk akt, eftersom det kan komma in pappershandlingar under målhanteringens gång. Medborgarna är ju fortfarande i sin fulla rätt att lämna in handlingar i pappersform. Då hamnar de i rätt mapp här tills jag eller någon av mina kollegor har scannat in dem och registrerat dem i Vera.

I Sverige finns omkring 80 allmänna domstolar, förvaltningsdomstolar och specialdomstolar, som alla är separata myndigheter. Till sin hjälp har de Domstolsverket, en förvaltningsmyndighet med uppgift att ge stöd och service till domstolarna, exempelvis it-stöd. Domstolsverket tar fram och förvaltar alla it-system som används inom domstolarna. Men hur systemen ska användas och vilka rutiner som ska följas är upp till de enskilda myndigheterna.

Mål- och ärendehanteringssystemet Vera lanserades av Domstolsverket 2004 och har utvecklats successivt. I dag är funktionerna i Vera omfattande och det är möjligt att sköta i stort sett hela handläggningen av ett ärende i systemet. Här finns bland annat funktionen säker e-post, som gör att det går att skicka handlingar och förordnanden med krypterad e-post direkt från systemet.

Trots att systemet varit i bruk så länge har det implementerats i väldigt olika takt på landets domstolar.

Fram till i maj i år använde Norrtälje tingsrätt ungefär en fjärdedel av systemets olika funktioner, uppskattar Emelie Holtmark.

– Det var frustrerande att se att jag till exempel med ett enkelt klick skulle kunna skicka i väg en handling, men det fick jag inte. I stället var jag tvungen att skriva ut och skicka den med vanlig post, berättar hon.

I dag utnyttjar de cirka 75 procent av systemets kapacitet, bedömer hon.

Som facklig representant har Emelie Holtmark fört en kamp för att it-verktygen ska utnyttjas fullt ut, ett arbete hon beskriver som att kämpa i motvind.

– Här vill man ha både livrem, hängslen och fallskärm. Och fortsätta göra som man alltid gjort, använda fysiska papper och postit-lappar, säger hon.

På Jönköpings tingsrätt används Vera fullt ut och det digitala signalsystemet för överlämning har utformats i samverkan. Rutinerna för det heldigitala arbetssättet var klara precis innan pandemin slog till, berättar Ola Depui.

– Det innebar att vi smidigt och utan avbrott i ärendehanteringen kunde ställa om till hemarbete. Vi hade en person på plats varje dag för att kolla posten, men resten kunde arbeta på precis som vanligt hemifrån.

Efter pandemin har alla anställda fått möjlighet att teckna ett distansarbetesavtal med arbetsgivaren om att jobba hemifrån upp till tre dagar i veckan.

På Norrtälje tingsrätt var det inte tal om något hemarbete under pandemin, eftersom arbetsuppgifterna i väldigt liten utsträckning kunde skötas hemifrån.

– Det var en tuff tid, en efter en fick covid och de som var här gick på knäna, säger Emelie Holtmark.

Nu finns de tekniska förutsättningarna för hemarbete även vid Norrtälje tingsrätt och arbetsgivare och fack har diskuterat att teckna avtal som ger möjlighet till distansarbete en dag i veckan.

Att just Norrtälje tingsrätt inte ligger i framkant med digitaliseringen är delvis ett medvetet val, berättar lagmannen Anders Erlman, tingsrättens chef.

– Jag ser ingen anledning att uppfinna hjulet flera gånger, säger han.

Nya it-system kommer ofta med en rad barnsjukdomar, oavsett om det är nya funktioner i Vera eller helt nya system, konstaterar han.

– Jag har valt att hoppa på tåget när systemen använts ett tag och eventuella brister rättats till.

Norrtälje tingsrätt tillhör de mindre tingsrätterna i landet, men måltillströmningen har ökat markant under senare år, framhåller Anders Erlman. Med 20 anställda och en mycket ansträngd arbetssituation är utrymmet för att bygga upp egna digitala arbetssätt och rutiner mycket litet, säger han.

– I stället har vi kunnat kopiera lösningar från andra som visat sig fungera.

Anders Erlman tycker inte att digitaliseringen får bli ett självändamål.

– Jag anser att den ska bidra till en bättre verksamhet, annars är det ingen idé, säger han, och framhåller att vissa delar av digitaliseringen inom domstolarna främst innebär att de tidskrävande momenten flyttas från en grupp till en annan.

– Min uppfattning är att mer arbete hamnar hos domarna nu.

Anders Erlman, som i likhet med lagmän på många andra mindre tingsrätter själv tjänstgör som domare, nämner avskrivningsbeslut som ett exempel. För sådana använde domarna tidigare bara en stämpel.

– I dag ska ett protokoll skrivas för digital expediering, vilket tar mycket längre tid.

Han menar också att fysiska papper ibland är nödvändiga under förhandling.

– Där gäller det att ha koll på så mycket samtidigt. Du behöver kanske ha 17 dokument framför dig på en och samma gång, det är omöjligt på en skärm.

Att Jönköpings tingsrätt är en större arbetsplats är kanske till viss del anledningen till att man där kommit längre i digitaliseringen. Men det hade inte gått utan en driven lagman, menar Ola Depui.

Lagmannen själv, Karin Nacke, framhåller att engagerade medarbetare varit en förutsättning.

När de fysiska akterna med handlingar skulle ersättas med digitala handlingar och signalsystemet flyttas över till Vera, tillsattes en digitaliseringsgrupp som fick ta fram förslag på rutiner. Sedan vred och vändes förslagen i samverkan.

Men trots att alla som ville hade möjlighet att vara delaktiga i processen, var Karin Nacke beredd på ett visst motstånd när det nya arbetssättet skulle sjösättas.

– Men det gick smidigare än jag hade förväntat mig. Kanske var pandemin drivande i det, vi var beroende av signalsystemet för att kunna jobba hemifrån, säger hon.

Motiven till digitaliseringen kommer dels utifrån, från medborgarna som vill skicka in och ta emot handlingar digitalt, och dels inifrån, eftersom digitaliseringen innebär en möjlighet att effektivisera arbetsprocesserna, menar Karin Nacke.

– Vi håller just nu på att lära oss ett helt nytt digitalt system för brottmålsavgöranden. Det är mycket avancerat och har tagit många år för Domstolsverket att ta fram. De enskilda medarbetarna har en stor uppgift att lära sig det, samtidigt som det vanliga jobbet måste fortgå. Förändringen ställer stora krav på medarbetarna och på att vi har bra rutiner och processer. På sikt tror jag att systemet kan spara oss tid.

I verktyget, som går under namnet DiBa, kommer domarna att skrivas på ett helt nytt sätt och signeras digitalt. Information som behöver nå andra myndigheter, exempelvis Kriminalvården och Brottsförebyggande rådet, kommer att skickas automatiskt från systemet. I dag kräver det handpåläggning.

– Vi myndigheter och domstolar inom rättskedjan ska dessutom kunna återvinna och förädla information från varandra stegvis, förklarar Karin Nacke.

Det innebär att Polisen börjar och skriver in sin information om brottet, skickar den vidare till Åklagarmyndigheten som fyller på med sin information och sedan skickar den vidare till tingsrätten.

På både Jönköpings och Norrtälje tingsrätt har man stora förhoppningar på DiBa. Karin Nacke hoppas att fler tidskrävande moment kommer att digitaliseras inom en överskådlig framtid.

– Beslag är en sådan sak. I ett brottmål kan det vara hundratals beslag och i dag måste vi sitta och skriva in dem manuellt i vårt system. Det skulle spara mycket tid om de uppgifterna kunde komma direkt från Polisens system in i våra, konstaterar hon.

Såväl Ola Depui i Jönköping som Emelie Holtmark och Monica Bergh i Norrtälje ser i stort sett bara fördelar med digitaliseringen, även om de uttrycker förståelse för att alla har olika it-kompetens och att vissa kan behöva mer stöd än andra i övergången.

För egen del upplever de att stressen minskar ju fler delar av arbetet som digitaliseras. I mål- och registreringssystemet Vera, som är deras huvudsakliga arbetsverktyg, kan flera personer vara inne i samma mål samtidigt, vilket de lyfter fram som tidsbesparande.

– Spring- och hämttiden som var ett stressmoment förut finns inte längre. Tidigare kunde man få springa runt och leta efter en akt eftersom man inte visste vem som hade den, säger Ola Depui och tillägger att det digitala arbetssättet gör det lättare för kollegor att täcka upp för varandra exempelvis vid sjukdom.

För handläggaren Monica Bergh har arbetsmiljön blivit mycket bättre sedan hon sluppit travarna med akter framför sig. I dag är hennes vita skrivbord rent och blankt, vilket ger henne arbetsro.

– Bara att se högarna med papper och allt jag skulle hinna med under dagen stressade mig, säger hon.

För henne innebär digitaliseringen en bättre överblick över arbetsflödet, och det går mycket fortare att hitta rätt dokument i varje akt.

– Förut fick vi sitta och bläddra igenom akterna där inkomna handlingar blandats med handskrivna åtgärdslistor och postit-lappar fästa lite här och var. Det innebar en stor stress att hålla reda på allt, säger hon.

Men med digitaliseringen går alla moment fortare och det kan också innebära viss stress, poängterar Monica Bergh.

– Tidigare när vi skickade handlingar för underskrift eller begärde in yttranden per post visste man att det skulle ta minst ett par–tre dagar innan vi fick dem. Nu kan jag skicka ett mejl och få svar inom några minuter. Andningshålen blir färre, säger hon.

”Förhandling fortsätter i sal två”.

Den dova högtalarrösten ljuder över Navet i Norrtälje tingsrätt samtidigt som domare och lagman Anders Erlman hämtar en grön pappersakt i sitt postfack. När han en stund senare kommer tillbaka med samma akt för att lägga den i ett annat fack, stannar han till vid en flyttlåda fylld med tusentals papper.

– Det här är en typisk akt som är mycket svår att bara ha digitalt för oss domare. Det här måste man katalogisera i pärmar för att snabbt kunna hitta det man söker.

På frågan om inte det skulle vara ännu lättare att hitta vad man söker om målet katalogiserats digitalt, svarar han att det inte går att läsa lika snabbt och jämföra olika dokument med varandra i digital form.

– Men till viss del är det förstås en vanesak. Det är inte lika lätt för oss som inte är vana.

Bristande digitalisering är ett arbetsmiljöproblem

Det är ett arbetsmiljöproblem att vissa domstolar har halkat efter i den digitala utvecklingen, anser Veronica Wetterhag, ordförande för ST inom Sveriges domstolar. ”Personer med samma jobb har i dag helt olika förutsättningar”, säger hon.

En av de största skillnaderna mellan landets domstolar vad gäller arbetsmiljön är möjligheten att arbeta hemifrån. På vissa domstolar är det fortfarande svårt, eftersom arbetssättet inte är tillräckligt digitaliserat.

– Det är ju väldigt orättvist, säger Veronica Wetterhag.

ST-avdelningen inom domstolsväsendet jobbar för att förutsättningarna ska vara likartade, oavsett vilken domstol medlemmarna arbetar på. Men det faktum att alla domstolar är separata myndigheter gör det fackliga arbetet komplext, konstaterar Veronica Wetterhag.

– När vi påpekar skillnader i arbetsmiljö mellan olika domstolar är svaret: ”Ja, men vi är olika myndigheter”. Och sedan kommer vi inte längre.

Från STs håll finns en önskan om att Domstolsverket skulle ha större mandat att styra än vad myndigheten har i dag.

– I dag är de bara en slags paraplyorganisation. Vi är inte emot att man skulle se över Domstolsverkets roll.

Veronica Wetterhag ser också att startsträckan när en enskild medlem vänder sig till ST för hjälp är lång.

– Innan vi kan komma till kärnfrågan måste vi sätta oss in i hur arbetet går till på medlemmens arbetsplats. Vi får börja på noll varje gång eftersom det ser så väldigt olika ut.