Viktigt för insynen att e-postloggar sparas
Listor över in- och utgående mejl låter kanske inte så upphetsande – men faktum är att e-postloggar har legat till grund för en rad viktiga avslöjanden på senare år, skriver Robert Olsson, vd för Utgivarna. Därför måste Riksarkivet se till att myndigheterna bevarar sina loggar, anser han.
”Skulle det passa herrarna att äta bit mat torsdagen den 18 maj på kvällen?”
Erbjudandet damp ner i inkorgarna hos två poliser en knapp vecka efter att AB Svenska Pass hade vunnit ett stort kontrakt med Polismyndigheten.
Mejlet kom från en av bolagets representanter och de två poliserna, som hade arbetat med upphandlingen, svarade “ja tack”. När Dagens Nyheters journalister gick igenom e-postloggarna hittade de fler mejl. Poliserna och leverantören hade bland annat planerat gemensamma utlandsresor, drinkar och en kräftskiva. Avslöjandet ledde till att hela upphandlingen, värd 730 miljoner kronor, fick göras om. Det är inte det enda exemplet på ett avslöjande som blivit möjligt tack vare e-postloggarna.
När SVT granskade den så kallade munskyddsaffären kunde man med hjälp av loggarna visa hur Arbetsmiljöverket backade från kravet på munskydd i äldreomsorgen efter påtryckningar från intresseorganisationen Sveriges Kommuner och Regioner.
Frilansjournalisten Emanuel Karlstens artiklar om den svenska coronastrategin fick stor uppmärksamhet under förra året. Han hittade viktiga ledtrådar till spelet bakom kulisserna genom att gå igenom Folkhälsomyndighetens e-postloggar.
2016 gjorde Dagens Nyheter en granskning av Riksrevisionen som ledde till en grundlagsändring och till att hela systemet för riksrevisorer gjordes om. Enligt reportrarna själva var e-postloggar ”fullkomligt avgörande” för granskningen.
Listan kan göras betydligt längre.
E-postloggar har blivit ett standardverktyg för grävande journalister. Dessa loggar kan beskrivas som förteckningar över in- och utgående mejl som genereras automatiskt på en e-postserver. Om servern hör till en myndighet blir loggen en allmän handling som vem som helst kan begära ut. Där syns de anställdas korrespondens via jobbmejlen. Loggen visar inte innehållet i enskilda mejl, utan redovisar sådant som datum, klockslag, avsändare, mottagare och ämnesrad för respektive meddelande. Loggen har ett värde i sig eftersom den bevisar att en viss kontakt har förekommit, men fungerar också som en sökväg till enskilda mejl som sedan kan begäras ut.
I Riksarkivets nuvarande föreskrifter tas e-postloggar upp som exempel på handlingar av “tillfällig eller ringa betydelse”. Det innebär att myndigheterna själva bestämmer när loggarna ska gallras, och många gör det redan efter några veckor.
För ett och ett halvt år sedan såg det ut som att Riksarkivet tänkte ge e-postloggarna en välbehövlig statushöjning. Myndigheten skickade ut ett förslag till en ny föreskrift där det stod att “förteckningar över inkommande och utgående e-post” ska bevaras i två år.
Förslaget fick kritik av en rad myndigheter som menade att en längre lagringstid skulle leda till fler begäranden om loggar och mejl, vilket skulle innebära merarbete för myndigheterna. Efter det har det kommit signaler om att Riksarkivet kommer att backa från kravet på en tvåårig lagringstid.
Jag kan förstå myndigheternas farhågor. Det är en tidskrävande uppgift att sekretessgranska loggar som begärs ut. Det kan verka meningslöst att bevara en handling som till största delen listar reklamutskick, nyhetsbrev, spam eller interna mejl av litet intresse för eftervärlden.
Men som exemplen ovan visar, innehåller loggarna också uppgifter av stort insynsintresse som sällan har satt några spår i myndighetens ordinarie diarium. Det handlar om kommunikation som bevisar missförhållanden som kan skada allmänhetens förtroende och kosta skattebetalarna miljoner om de inte lyfts fram i ljuset och åtgärdas.
Därför menar jag att Riksarkivet bör stå fast vid sitt ursprungliga förslag och föreskriva att e-postloggar ska sparas i minst två år.
Robert Olsson,
Vd för Utgivarna
Detta är ett debattinlägg. Det är skribenten som svarar för innehållet och de åsikter som förs fram i texten.
