Tidigare kunde det ligga upp till 300 mejl och vänta när arbetsdagen började. Men sedan Bolagsverkets egenutvecklade AI-lösning började sortera en del av mejlen i inkorgen känns början på dagen mindre stressig, berättar Mats Edström.
Bild: Kristofer Lönnå
Tidigare kunde det ligga upp till 300 mejl och vänta när arbetsdagen började. Men sedan Bolagsverkets egenutvecklade AI-lösning började sortera en del av mejlen i inkorgen känns början på dagen mindre stressig, berättar Mats Edström.

På Bolagsverket hjälper AI till med mejlen

SÅ GJORDE VI: BOLAGSVERKET2023-09-07

Bolagsverket använder en AI-lösning för att löpande fördela inkommande e-post till rätt avdelning. ”Det är skönt att slippa börja dagen med 300 olästa meddelanden”, säger Mats Edström, en av de anställda som ansvarar för inkorgen.

Efter omkring åtta månaders utvecklingsarbete började Bolagsverket i oktober förra året ta hjälp av artificiell intelligens, AI, för att gå igenom myndighetens inkorg för e-post. AI-lösningen sorterar inkommande mejl och vidarebefordrar dem sedan till rätt avdelning på myndigheten.

– Är det allmänna frågor ska de till ett ställe, en årsredovisning till ett annat och ett nytt ärende till ett tredje, förklarar Johan Nyman, som tillsammans med två andra anställda på myndigheten varit med i utvecklingsarbetet.

AIn har gått igenom gamla mejl som hanterats av anställda på myndigheten för att lära sig hur den ska agera. I dagsläget skickar den mejl vidare till åtta olika avdelningar på Bolagsverket.

– Det finns egentligen fler adresser vi skickar vidare till, men där är det en så pass liten mängd att det inte är något problem att hantera det manuellt, säger Johan Nyman.

För att det inte ska bli många fel som anställda manuellt tvingas rätta till i efterhand har AIn fått ganska strikta ramar att förhålla sig till. Det gör att den i dagsläget kan ta hand om ungefär 60 procent av de inkommande mejlen.

– För att skicka någonting vidare behöver den känna sig väldigt säker på att det är rätt. Även om vi skulle kunna spara ännu mer tid på att låta den ta hand om en större del så leder det inte till någon positiv känsla när vi behöver rätta till saker, säger Johan Nyman.

Mats Edström arbetar på Bolagsverkets postavdelning och är en av dem som sköter inkorgen.

– Det här är en av många arbetsuppgifter vi har på avdelningen. Men just när det gäller mejlen har AIn underlättat mycket, säger han.

Det här är vägen framåt för oss eftersom vi ska gå mot en mer automatiserad handläggning.

Therese Frennberg, chef på företags­avdelningen på Bolagsverket.

Tidigare kunde det ligga upp till 300 mejl och vänta på honom när arbetsdagen började.

– Det kunde kännas stressande på morgonen när man såg hur många mejl det var, och man visste att det här måste jag hinna med under dagen.

Nu går det oftast att få undan på en timme eller två, säger han.

Även Therese Frennberg, chef på företagsavdelningen, är positiv till AI-lösningen.

– Det här är vägen framåt för oss eftersom vi ska gå mot en mer automatiserad handläggning. Det hjälper också våra anställda här och nu, säger hon.

I dagsläget ser hon inte att AI fullt ut kan ersätta personalen och räknar inte med att tekniken ska leda till några nedskärningar.

– Den är snarare ett stöd i vissa moment, som här med sorteringen av mejlen. En AI kan inte heller göra allting själv utan behöver också träning, säger Therese Frennberg.

STs avdelningsordförande på Bolagsverket, Terése Sörfelt, tycker att det är bra att de anställda kan få hjälp av tekniken.

– Sedan är vi inte i ett läge där AI helt kan ta över arbetsuppgifter. Men just när det gäller e-posten hjälper den till och förbättrar arbetsmiljön, säger hon.

I nuläget känner hon ingen oro för att AIn skulle ersätta personal och leda till neddragningar.

– Än så länge hjälper den inte till i tillräckligt stor utsträckning för att det skulle kunna bli aktuellt. Men på längre sikt är det förstås inte omöjligt. Men jag tror att det ligger rätt långt fram i tiden, säger Terése Sörfelt.

Typ
Vet du mer om det ämne som artikeln handlar om, eller om du har tips till redaktionen i något annat ämne, kan du lämna ditt tips här. Du kan också skicka ett mejl till redaktionen.
Om du anser att artikeln innehåller fel, beskriv här vad dessa fel består i. Du kan också skicka ett mejl till redaktionen.

Om du vill debattera det ämne artikeln handlar om, kan du skicka in en debattartikel till Publikt för publicering under vinjetten Debatt. Publikt publicerar inte anonyma debattinlägg, du måste därför alltid ange ditt namn och dina kontaktuppgifter. Redaktionen förbehåller sig rätten att korta och redigera insända debattartiklar. Skicka ditt inlägg som ett Worddokument på mejl till redaktionen.

Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas offentligt.
CAPTCHA